Archivo | enero, 2017

Sistema basado en radiofrecuencia (RFID) para la gestión de stocks e inventario de existencias

25 Ene

El sistema por radiofrecuencia precisa de tags RFID y lectores RFID:

  • Mediante los tags RFID se etiquetan todos los productos en stock, esto permite que todos los objetos estén ubicados (almacén o tienda) y se registre el movimiento que se realiza con ellos.
  • Gracias a los lectores RFID podemos detectar cada objeto de almacén, cuanto tiempo lleva allí, si ha tenido movimiento o no, etc.

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Las etiquetas RFID son una buena solución para casi todo tipo de productos, ya que permiten introducir mucha información sobre el producto, su precio es muy competitivo y permite llevar un control unitario de las existencias.

Aun así, si el producto lo necesita, existe una amplia gama y variedad de Tags RFID que permiten marcar todo tipo de productos en casi todo tipo de circunstancias.

A través del lector RFID se lleva a cabo el control de los productos etiquetados, cuándo sale de almacén, cuándo llega a tienda, cuándo se vende. Además de poder controlar el tiempo que permanece en almacén y poder gestionar de una forma eficaz y rápida el inventario, ya que se puede ir confeccionando de forma automática y continua.

Para complementar el sistema de control de stocks y gestión de inventarios se precisa de un software de gestión que comunique la información recogida y permita gestionar las ventas en tienda con la gestión logística de la llegada y reparto de existencias.

La radiofrecuencia (RFID) permite realizar multitud de soluciones que facilitan el trabajo de muchos, ya que en procesos de inventario el recuento del producto no se realizaría de formar unitaria e individual si no que sería un recuento conjunto de varios productos de la misma zona.

Así pues, el sistema por radiofrecuencia es una solución muy completa que facilita y agiliza los procesos contables y de inventario.

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Stock mínimo y máximo de inventarios

25 Ene

El funcionamiento de una empresa se podría resumir en que los clientes solicitan un producto o servicio y es la empresa la que lo provee. Pero, detrás de este proceso parece sencillo requiere de varios factores que deben considerarse por la empresa, de forma que, efectivamente, la transacción comercial se pueda realizar de forma “normal”.

Cuando se trata de venta de productos, o de servicios para los que se necesitan determinados productos, el stock es uno de los aspectos más importantes de la empresa, pero ¿cuáles son el stock mínimo y máximo para una empresa?

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No siempre el número de consumidores es el mismo, sin embargo, es posible elaborar estadísticas semanales o incluso mensuales de clientes que se espera tener en la tienda, a partir de este análisis se puede hacer un cálculo del stock mínimo de seguridad que sería el número mínimo de existencias que se podrían tener en el almacén de la tienda sin que se produjeran roturas de stock.

Este stock mínimo será el que permita que la tienda siga proveyendo de servicio a los consumidores, sin que estos noten carencias de servicio o sin que se rompa la cadena del mismo. En el cálculo del stock mínimo se deben tener en cuenta factores tales como el tiempo de entrega de nuevos pedidos, de forma que el volumen de unidades se mantenga siempre dentro de unos límites, por lo recomendable es asegurarse de hacer los pedidos antes de que el alcance el stock mínimo, así, incluso ante un imprevisto la empresa puede seguir manteniendo la calidad de sus servicios.

El stock máximo

No todas las empresas pueden almacenar el mismo volumen de mercancía, hay factores que hacen que en algunos tipos de negocios se pueda hablar de toneladas de productos en stock, mientras que en otras el número se reduce a apenas unas decenas o unas centenas.

Sin embargo, en estos casos y en todo el abanico de posibilidades que se encuentren entre estas, el stock máximo es la cantidad máxima de mercancía que un negocio puede almacenar de forma continuada

CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS

25 Ene

Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.

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  • Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre a el, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.
  • Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
  • Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.
  • Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
  • Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos. Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber:
  • Manejo de inventarios (preparativos)
  • Identificación
  • Instrucción
  • Adiestramiento

2 formas básicas de controlar inventarios

25 Ene

El inventario representa la existencia de bienes que tiene una empresa para revender, o para procesar y luego vender. Controlar los inventarios no es sólo una actividad de las grandes empresas. Tiene dos objetivos primordiales: por un lado, conocer oportunamente cuándo es necesario solicitar más mercadería, y por otro, saber cuánto valen los productos que se tienen en stock.

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El control se puede realizar de dos formas básicas: el inventario físico o el inventario permanente.

1. Inventario físico

Es de alguna forma el “inventario real”; implica realizar un recuento físico de lo que hay en los depósitos, contando, midiendo, pesando, según el tipo de mercadería (remeras, clavos, harina, lubricantes). Este control es tedioso pero muy importante, por lo que aunque se lleve un “inventario permanente”, es recomendable realizarlo al menos una vez al año para ajustar la contabilidad a la realidad.

2. Inventario permanente

Este sistema permite conocer la cantidad y valor de la mercadería en cualquier momento sin necesidad de hacer un recuento físico. Está permanentemente actualizado ya que funciona mediante el registro de las compras y las ventas de mercadería o el uso de los artículos de forma continua. Se utiliza un registro preciso, a través de un auxiliar o ficha de inventario, que contiene la cantidad de unidades y su valor monetario.

Método ABC Ventajas y desventajas

25 Ene

El costo basado en actividades, o ABC (Activity Based Costing en inglés), es un método para asignar primero los gastos generales y directos relacionados con las actividades más importantes de la compañía. Este proceso permite que los propietarios y gerentes de negocios tengan una oportunidad para definir mejor las áreas de producción o ventas que generan más ganancias para la compañía. El inventario analizado con el método ABC se clasifica por orden de rentabilidad para la empresa. El inventario clase A representa el 80 por ciento de los ingresos, el inventario clase B es el 15 por ciento y el inventario clase C representa el 5 por ciento de los ingresos.

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Ventajas:

Mejor control del inventario de alta prioridad

El análisis de inventario ABC coloca controles más estrictos y frecuentes sobre el inventario de alta prioridad. Este último, también llamado inventario clase A, es el tipo que los clientes solicitan más a menudo.

Recuentos de ciclo más eficientes

Puedes asignar tus recursos de forma más eficiente durante los recuentos de ciclo. Un recuento de ciclo es el proceso de contar únicamente ciertos artículos en fechas programadas. La frecuencia de tus recuentos de ciclo y los artículos que elijas incluir dependen de la frecuencia de las fluctuaciones de tu inventario. Una vez que el inventario se organiza en clases puedes enfocarte en recuentos de ciclo regulares sobre el inventario clase A. Dependiendo de tus necesidades puede ser preciso contar el inventario clase B de forma infrecuente, dos veces por año, y el inventario clase C solamente una vez al año

Desventajas:

Conflicto con otros sistemas de costos

El análisis de inventario ABC no cumple con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP, o Generally Accepted Accounting Principles en inglés) y también entra en conflicto con los sistemas de costos tradicionales. Las compañías que usan los métodos ABC deben usar dos sistemas de costos, uno para uso interno bajo el método ABC y otro para cumplir con los GAAP. Los sistemas de costos tradicionales generan los datos requeridos por los GAAP y asignan factores mediante el costo unitario real en vez de usar el porcentaje de actividad del factor de costos. Como resultado, la asignación de costos en el método ABC a menudo difiere de las asignaciones de los sistemas tradicionales.

Requiere recursos sustanciales

 El método ABC requiere más recursos para mantenerse que los sistemas de costos tradicionales. Cuando se realizan recuentos de ciclo, el inventario clase A debe ser analizado de forma rutinaria para determinar si éste aún consiste de artículos de alta prioridad. Si una parte del inventario ya no se usa ni tiene una demanda tan frecuente dicha parte se mueve a otra clasificación de inventario. Este proceso constante requiere una medición y recolección de datos mucho mayor.

La importancia en el control de inventarios

25 Ene

La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades. La obtención de utilidades obviamente reside en gran parte de ventas, ya que éste es el motor de la empresa.

Sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa (mype) es pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.

En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades.

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Problemas
Uno de los principales problemas del control de inventarios es la falta de registros.

A menudo se escuchan comentarios referidos a este tema como que son complicados y “sólo los contadores los entienden”; se necesita un programa de cómputo “carísimo” y complicado de entender o un encargado de almacén para llevar los registros bien y al día; o simplemente no hay tiempo suficiente para contar la mercadería. El objetivo es tener a la mano información suficiente y útil para minimizar costos de producción, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar la tecnología con la consecuente disminución de gastos operativos.

Los programas de cómputo son excelentes, sin embargo, el que estén bien estructurados no garantiza que vayan a cubrir las necesidades de información. Es recomendable utilizar una de las herramientas más sencillas pero más poderosas que la tecnología actual ha brindado: la hoja de cálculo.

Pasos
El sistema sugerido para el control de inventario es el llamado ABC. Éste se basa en el supuesto de que existen productos “A”, que componen al menos el 70 por ciento del valor total en dinero de la materia prima; productos “B” que componen alrededor del 20 por ciento del valor del inventario y “C” que son el 10 por ciento restante.

Es muy útil “unitizar” todos los productos del almacén. Por ejemplo, si se utilizan frijoles, no sería recomendable surtirlo a cocina proporcionándole el costal completo, sino previamente debería ser “porcionado” y embolsado en paquetes.

Después de clasificar los productos en ABC, se procede a clasificarlos por origen, es decir, ¿son comprados en el mercado? ¿El proveedor los trae? ¿Los mandan por paquetería?

Con el inventario inicial se puede registrar –también en hoja de cálculo– los consumos diarios de las unidades de productos, como “Entradas” y “Salidas”, en el día en que sucedan.

Anterior a cualquier clasificación, es recomendable llevar a cabo un inventario físico total, junto con la lista de precios de los productos que componen el inventario.

De interés

Beneficios

1) Al controlar el inventario se crea información precisa, que será útil para el aprovisionamiento de productos sin excesos y sin faltantes.
2) Es posible determinar la cantidad necesaria para la compra semanal, también mediante hoja de cálculo.
3) Será posible conocer el monto de la compra ya sea diaria o semanalmente, lo que permitirá saber cuánto será necesario invertir.

Programas para Control de Inventario

25 Ene

Cualquiera que es propietario o administra un negocio que tiene un inventario debe considerar utilizar software para control de inventario. Los mejores productos – inFlow, Inventoria y iMagic Inventory – te permitirán ingresar y ver los artículos usando números de serie, añadir notas importantes a cada artículo y ayudarte a administrar las órdenes recurrentes que puedas tener.

Si tu compañía mantiene un inventario, definitivamente necesitas tener software para control de inventario que te ayude a estar organizado y al tanto de las existencias de tus productos. El software para inventario puede proveerte lo básico de solo dar seguimiento a tu inventario, pero también puede ayudarte a administrar las relaciones con los clientes e incluso proveer un calendario para la compra de los bienes

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1.- Inflow

El software para inventario inFlow es un producto fabuloso para cualquiera que administra un negocio que tenga inventario. Mientras que es bastante amigable, las opciones de soporte que ofrecen están entre las mejores que hemos evaluado. El soporte gratuito es lo destacable de este software para inventario. inFlow además ofrece un conjunto de características útiles tales como administración de devoluciones, control de números de serie y la capacidad para ver el inventario por sucursal o categoría; estas características hacen que tu labor diaria de administrar el inventario sea simple. Este software para inventario es en definitiva una opción que vale la pena considerar.

2.- Inventoria

La versatilidad del software para la administración de inventario Inventoria es una razón excelente para comprar este producto. Ofrece numerosas características útiles tales como la capacidad de añadir notas y fotografías a cada artículo en tu inventario. Además, tienes la oportunidad de permitir a más usuarios acceder a tu programa de administración de inventario, lo cual incrementa la productividad y en última instancia mejorar tu resultado final.

3.- iMagic Inventory

El software iMagic Inventory definitivamente te ayudará a mantener el control de tu inventario bajo control. Con sus características de primera categoría, como la de manejar múltiples monedas y ofrecer soporte para inventario múltiple, este es un buen producto para cualquiera que esté interesado en mantener un buen registro de su inventario, así como de las bases de datos de clientes y proveedores

4.- Inventory Power

Inventory Power es un producto que ofrece características vitales para un negocio que almacene inventario. Contar con la capacidad de crear y enviar por correo electrónico facturas casi instantáneamente es una característica importante a considerar. Este software para manejo de inventario es ideal para negocios pequeños y medianos.

5.- Inventory Tracker Plus

Inventory Tracker Plus te ayudará a organizar tu inventario mientras también te ayuda a dar seguimiento a la información de tus clientes y vendedores. Este software para inventario es una buena opción para personas que están buscando un enfoque sencillo a la administración de inventario.

6.- Inventory Organizer Deluxe

Inventory Organizer Deluxe te permite coordinar tus contactos de negocio e información de inventario. También te da la capacidad de mantener una base de datos de artículos que tienes en tu hogar. Es un buen programa para gente que está interesada en soluciones para inventario de negocio y de hogar en una sola aplicación.

7.- Small Business Inventory Control

El software de Small Business Inventory Control es un buen producto que ayudará a cualquier propietario de negocio pequeño a tomar el control de la administración de su inventario. Ya que ofrece escaneo de código de barras, te permite hacerte más eficiente a la hora de llevar tu negocio

8.- Inventory Executive System

Al usar el programa de inventario Inventory Executive System, te ahorrarás tiempo, dándote la capacidad de hacer crecer tu negocio. Contando con la opción de configurar pedidos recurrentes aliviará tu nivel de estrés un poco ya que sabrás que esos pedidos serán procesados correctamente a tiempo. Esta es una mejor solución que usar un papel y lápiz para monitorear todas tus responsabilidades con el inventario.

9.- Stock It Easy

Stock It Easy es un producto que está dirigido a los negocios pequeños y medianos. Ya que el sistema utiliza íconos que representan las áreas correctas para ingresar la información, la curva de aprendizaje debe ser corta y sencilla.

10.- Inventory Pro

Inventory Pro es un software para la administración de inventario que te ayudará a organizar tus contactos e inventario en una manera más completa. Ya que esta versión tan solo permite un usuario a la vez, funcionará mejor para aquellos que tiene pequeñas empresas o para aquellos que escojan a una persona para que maneje el inventario.