Consejos para comprar mejor en la empresa

30 Nov

Al gestionar cuidadosamente sus stocks, envíos y fechas de entrega, muchas compañías han logrado reducir sensiblemente sus costes, mejorar la tasa de servicio a sus clientes y lograr ventajas competitivas.

En nuestros días, no solamente las grandes empresas utilizan esta estrategia, para ser competitivas, es necesario que también las PYMES controlen su proceso de compras.

Partimos de una premisa muy importante: que no siempre se gana cuando se obtiene el precio más bajo de un proveedor. Existen muchos casos en los que se ha logrado sustituir a las tradicionales negociaciones agresivas (que únicamente buscan reducir el precio) por negociaciones que integran al proveedor en la cadena de suministro, logrando así disminuir los costes operacionales totales e incrementar considerablemente la capacidad de respuesta ante los clientes.

En las siguientes líneas se recomiendan 10 prácticas que pueden mejorar considerablemente el proceso de compras y lograr esa ventaja competitiva tan deseada.

1. Descubir la ubicación en la cadena logística

Es importante que ubiquemos perfectamente en qué eslabón de la cadena de suministro se encuentra nuestro negocio. Adicionalmente, por obvio que parezca, las decisiones operativas que tomemos, deberán estar guiadas por la línea general que marquemos como pauta para negociar, desarrollar y fomentar las relaciones en el corto, medio y largo plazo tanto con clientes como con proveedores. Esto permitirá orientar los resultados con nuestra visión del negocio.

2. Definir claramente nuestro ciclo de compras

¿Cuántas veces dedicamos el tiempo a tareas que podrían si no automatizarse, al menos ser evitadas o hacerse más eficientes? El ciclo comienza desde que se detecta la necesidad de un producto o servicio y concluye cuando se paga al proveedor que nos suministró. Si identificamos el tiempo y las tareas involucradas en todo ese trayecto, tenemos muchas posibilidades de mejorar costes y ganar flexibilidad.

3. Generar la estructura humana adecuada

Una buena idea es poner en blanco y negro los objetivos, funciones, actividades y reportes que creemos imprescindibles para nuestras compras y localizar el perfil que se ajuste. Por otro lado, a medida que nuestro negocio vaya creciendo y con ello el volumen de compras, deberemos adecuar nuestra estructura a esa realidad. Podemos considerar uno o varios de los siguientes puestos conforme a lo siguiente: abastecimientos (funciones estratégicas), adquisiciones (enfoque táctico), compras (atención operativa) y expedidor (seguimiento y apoyo). Lo anterior nos permitirá hacer más con menos y evitar la duplicidad de funciones.

4. Establecer un código de ética

Debemos tener claros cuáles son los valores de la compañía junto con la política del negocio, ya que ellos darán las pautas para las relaciones con clientes y proveedores. Con esto fijaremos el tipo de actuación y disminuiremos los errores, malos entendidos y abusos. Recordemos que un buen historial con nuestros proveedores puede darnos credibilidad y abrirnos las puertas para futuras negociaciones.

5. Sistematizar nuestro proceso de compras

¿Seguimos planeando nuestras compras basándonos en “nuestra experiencia” y no en nuestra demanda real? ¿Mes a mes calculamos nuestros inventarios y pérdidas de manera “aproximada”? Una buena decisión es invertir en un sistema de control de inventarios. Utilizad la tecnología para generar información fiable que nos ayude a tomar “decisiones informadas”. El retorno de la inversión llegará mucho antes de lo que creemos.

6. Retroalimentar a nuestros proveedores

No dejemos pasar la oportunidad de retroalimentar a nuestros proveedores. Esto permitirá incorporarlos en nuestra estrategia de negocio de tal forma que podrán ayudarnos a cumplir nuestra misión e idealmente podremos integrarlos como una verdadera extensión de apoyo a nuestro negocio. Aprovechemos las ventajas y beneficios de reunirnos periódicamente con aquellos que son pieza clave para nuestra empresa. Nada sustituye a una buena y constante comunicación como fundamento para mejorar nuestros precios, calidad y servicio.

7. Formalizar nuestras relaciones

En ocasiones necesitamos formalizar las relaciones con aquellos proveedores con los que nos interesa mantener acuerdos de medio y/o largo plazo. Desde el documento más sencillo (solicitud de oferta), pasando por el formal (pedido de compra), incluyendo el análisis (cotizaciones), hasta llegar a la Carta de Intención y Contrato, nos ayudarán a documentar y hacer más eficiente el manejo de la información y acuerdos. Además, nos facilitará el camino para encontrar áreas de mejora y trabajar como equipo en todo el proceso.

8. Mantener negociaciones positivas

Es importante controlar la actitud que tomamos hacia nuestros proveedores, el esquema que utilizamos para preparar nuestras reuniones, la periodicidad con que evaluamos los resultados y la habilidad para preguntar, obtener y hacer uso de información valiosa. Si el enfoque es abierto y de mutua ayuda, un esquema ganar – ganar nos dará la oportunidad de obtener otros beneficios y paquetes de soluciones que surjan durante las negociaciones.

9. Analizar el valor de nuestros proveedores

Debemos recordar constantemente que el departamento de compras cumple con una función estratégica, por lo cual es importarte evitar exprimir a los proveedores en la búsqueda “de lo bueno, bonito y barato”. Es mejor mantener la mente abierta para explorar posibilidades alternativas en donde se genere mayor beneficio, se mantenga la calidad y se mejore el valor que nuestra compañía ofrece a sus clientes.

10. No olvidar nunca la planificación

Por último pero no menos importante: dediquemos esfuerzo a prevenir y reducir las urgencias y emergencias. No hay mejor inversión que la dedicada a predecir el futuro en lugar de padecerlo.

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